Todas las empresas necesitan llevar al día su contabilidad para tener información fiable y actualizada del funcionamiento de su negocio; no sólo por razones prácticas, sino también legales.
La ley tributaria establece para todos los empresarios la obligación de llevar y conservar libros de contabilidad y registros – ya sea libros físicos o programas y ficheros informáticos – , así como otros de carácter fiscal.
Las multas por incumplimiento de estas obligaciones pueden llegar hasta los 6.000 €, o incluso más en función de la cifra de negocio. Por ello, es habitual dejar esta tarea en manos de profesionales, especialmente cuando se alcanza cierto volumen de negocio.
Pero, ¿cuáles son estos libros contables obligatorios? Dependerá de si se trata de grandes empresas, pymes o autónomos. Atentos, porque la legislación ha cambiado en 2019 y ahora hay más obligaciones.
Listado de libros contables obligatorios
Los libros que una empresa debe llevar son diferentes en función del tributo y de la modalidad en la que se tribute:
1. Impuesto de sociedades.
Son obligatorios dos libros, que deben ser legalizados antes de su utilización en el registro mercantil del lugar donde la empresa tenga su domicilio:
- Libro de inventarios y cuentas anuales. Se abre con el balance inicial de la empresa y se transcribirán en él las sumas y saldos de los balances de comprobación de manera trimestral. Al cierre se registrarán el inventario y las cuentas anuales.
- Libro diario. Registra las operaciones diarias de la empresa. Es posible hacer una anotación conjunta de los totales por un periodo no superior a un mes, siempre que se lleve el registro detallado en otros libros.
Los empresarios deberán conservar los libros y toda la documentación que justifique su contenido durante al menos seis años a partir de la fecha del último asiento registrado en los libros.
2. IRPF.
La obligación de llevar libros y registros solo está contemplada para los contribuyentes que realizan actividades económicas y es diferente según su tipología o en función del régimen de estimación en el que tributan:
Empresarios en estimación directa normal con actividad mercantil:
- Libro de inventarios y cuentas anuales.
- Libro diario.
Empresarios en estimación directa con actividad sin carácter mercantil de acuerdo con el Código de Comercio (agricultores, ganaderos, artesanos) y empresarios en estimación directa simplificada:
No están obligados a llevar la contabilidad según el Código de Comercio, pero desde el 01/01/2019 deben llevar obligatoriamente los siguientes libros de registro:
- Libro registro de ventas e ingresos.
- Libro registro de compras y gastos.
- Libro registro de bienes de inversión.
Profesionales en estimación directa:
Igual que el caso anterior, desde enero de este año deben llevar:
- Libro registro de ingresos.
- Libro registro de gastos.
- Libro registro de bienes de inversión.
- Libro registro de provisiones de fondos y suplidos.
Empresarios y profesionales en estimación objetiva:
De nuevo, a partir de 2019 es necesario que lleven los siguientes libros:
- Libro registro de bienes de inversión. Solo los contribuyentes que se deduzcan amortizaciones.
- Libro registro de ventas o ingresos. Solo los titulares de actividades agrícolas, ganaderas, forestales accesorias y de transformación de productos naturales.
3. IVA.
Según la ley del IVA, empresas y profesionales están obligados a llevar una contabilidad y registros que permitan determinar con precisión el importe de IVA que hayan repercutido y soportado en el periodo de liquidación correspondiente.
Aunque se establecen particularidades para los regímenes especiales, se deberán llevar, con carácter general, los siguientes libros:
- Libro registro de facturas expedidas. En él se inscribirán de manera individualizada las facturas expedidas indicando su número, fecha, denominación y NIF del destinatario, la base imponible y el tipo impositivo aplicado, y la cuota correspondiente, o al menos la expresión “IVA incluido”.
- Libro registro de facturas recibidas. Se inscribirán en él las facturas recibidas del mismo modo que se registran las expedidas. Podrá hacerse un asiento resumen de todas las facturas recibidas en la misma fecha siempre que procedan del mismo proveedor. Además, su importe, IVA no incluido, no podrá exceder los 6000 € y las operaciones individuales, los 500 €.
- Libro registro de bienes de inversión. Solo deberán llevarlo los sujetos que tengan que practicar regularización de las deducciones por bienes de inversión.
- Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias. En concreto, el envío o recepción de bienes para la realización de informes periciales o los recogidos en los artículos 70.Uno.7º, 9.3º y 16.2º de la ley del IVA.
Uso de medios electrónicos
Desde julio de 2017 existe la posibilidad de efectuar la llevanza por medios electrónicos a través del sistema denominado Suministro Inmediato de Información del IVA (SII) desde la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Este sistema, que es de aplicación obligatoria para empresarios y profesionales con elevado volumen de facturación, tiene el doble objetivo de evitar el fraude fiscal, al mismo tiempo que se ofrece asistencia a los contribuyentes para la elaboración de sus liquidaciones.
Asesoría contable profesional
Llevar un registro adecuado de la contabilidad es complejo, pero fundamental. Especialmente si estás pensando en arrancar un nuevo proyecto empresarial, ya sea como autónomo o con socios, o si tu negocio está creciendo (¡enhorabuena!) y no puedes dedicarle el tiempo que necesita, una asesoría contable profesional es tu mejor opción.
Álvaro Solís Parra
Asesor fiscal y contable
